Checklist para empresas novas · atualizada para 2026
Contratar o Primeiro Trabalhador: Checklist das Obrigações e Coimas
DEMARCA · Checklist do primeiro trabalhador · coimas para uma microempresa no primeiro ano de atividade, por negligência · verificado na lei em vigor a 18/09/2026
As obrigações do empregador quando contrata o primeiro trabalhador, pela ordem em que aparecem, com o prazo e a coima que cada falha custa a uma microempresa. Marque o que já está feito. O progresso fica guardado apenas neste browser: nada é enviado.
Antes do Primeiro Dia
6 passos-
Ter acesso à Segurança Social Direta como entidade empregadora
Uma sociedade constituída na hora ou online fica inscrita na Segurança Social na data da constituição; as restantes ficam inscritas com a declaração de início de atividade. O que costuma faltar é a senha da empresa na Segurança Social Direta, e sem ela não se comunica a admissão, que é o passo seguinte.
Uma pessoa singular passa a entidade empregadora na data em que admite o primeiro trabalhador, e a Segurança Social faz a inscrição oficiosamente nessa data. Confirme antes que consegue entrar na Segurança Social Direta e que tem a opção de comunicar admissões.
Lei: Código Contributivo, arts. 34.º e 35.º
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Comunicar a admissão do trabalhador à Segurança Social
Na Segurança Social Direta, antes de o trabalhador começar, com o NISS dele, o tipo de contrato e a remuneração. As 24 horas seguintes ao início só são aceites em contratos de muito curta duração ou trabalho por turnos, por razões excecionais. Se cumprir nas 24 horas depois do prazo, a infração desce a leve.
Sem comunicação, a Segurança Social presume que o trabalhador começou no primeiro dia do terceiro mês anterior à deteção, e as contribuições podem ser exigidas desde essa data, salvo prova em contrário.
Lei: Código Contributivo, art. 29.º (redação do Decreto-Lei 127/2025, em vigor desde 01/01/2026) e art. 233.º
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Fazer o seguro de acidentes de trabalho
O empregador tem de transferir para uma seguradora a responsabilidade por acidentes de trabalho. Declare a remuneração real: se declarar menos, a seguradora só responde por esse valor e a diferença das indemnizações fica a cargo da empresa. O número da apólice e a seguradora entram na informação escrita que dá ao trabalhador.
Lei: Lei 98/2009, arts. 79.º e 171.º; Código do Trabalho, art. 106.º, n.º 3, j)
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Organizar a segurança e a saúde no trabalho (SST)
A empresa tem de escolher uma modalidade. A mais simples é contratar um serviço externo, com contrato escrito. Com até 9 trabalhadores e sem atividade de risco elevado, a segurança pode ser assegurada pelo próprio empregador ou por um trabalhador designado, com formação adequada e autorização da ACT. A vigilância da saúde em microempresas sem risco elevado pode ser feita pelo Serviço Nacional de Saúde, pagando os encargos.
O simulador da ACT indica que modalidades se aplicam ao seu caso. Em segurança e saúde, o máximo das coimas muito graves duplica.
Lei: Lei 102/2009, arts. 73.º, 74.º, 76.º, 81.º e 83.º; Código do Trabalho, art. 556.º, n.º 1
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Fazer o exame de saúde de admissão (medicina do trabalho)
Feito por médico do trabalho, que preenche a ficha de aptidão; o trabalhador toma conhecimento e assina. Pode ser dispensado, por exemplo, num contrato até 45 dias para trabalho idêntico, com exame feito nos dois anos anteriores e sem inaptidão conhecida.
Lei: Lei 102/2009, arts. 108.º e 110.º
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Contrato a termo por escrito, com o motivo explicado
O contrato a termo tem de ser escrito e explicar o motivo com os factos concretos. Sem forma escrita, ou sem motivo, considera-se sem termo. Uma empresa nova tem um motivo próprio: o início de funcionamento de uma empresa com menos de 250 trabalhadores permite contrato a termo certo nos dois anos seguintes. A termo certo, a duração máxima é de 2 anos. Contratar a termo fora dos casos que a lei admite é muito grave.
Lei: Código do Trabalho, arts. 140.º, n.º 4, a), 141.º, 147.º e 148.º
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Contrato a tempo parcial por escrito, com o horário
Tem de ser escrito e indicar o período normal de trabalho diário e semanal, comparado com o tempo completo. A consequência de falhar não é uma coima: sem forma escrita, o contrato considera-se a tempo completo.
Lei: Código do Trabalho, art. 153.º
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Pagar pelo menos o salário mínimo: 920€ em 2026
A retribuição mínima mensal garantida é de 920€ desde 1 de janeiro de 2026 (Decreto-Lei 139/2025). A decisão que aplica a coima manda também pagar ao trabalhador a diferença em dívida.
Lei: Código do Trabalho, art. 273.º; valor publicado pela DGERT
Na Primeira Semana
7 passos-
Dar ao trabalhador a informação do contrato por escrito
Até ao sétimo dia depois do início: identificação da empresa, local de trabalho, funções, datas, termo se houver, retribuição, horário e período experimental. No prazo de um mês: férias, aviso prévio, seguradora e apólice, formação contínua e proteção social. Um contrato escrito com estes elementos cumpre a obrigação. Guarde a prova da entrega: se o período experimental não for comunicado a tempo, presume-se que ficou excluído.
Lei: Código do Trabalho, arts. 106.º, 107.º e 111.º, n.º 4
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Fazer o mapa de horário de trabalho e afixá-lo
Com a denominação da empresa, a atividade, o local, o período de funcionamento, as horas de início e de fim, os intervalos e o dia de descanso semanal. Afixado em lugar bem visível no local de trabalho (a falta de afixação, sozinha, é leve). Numa microempresa, uma alteração ao horário afixa-se com 3 dias de antecedência.
Lei: Código do Trabalho, arts. 215.º, 216.º e 217.º, n.º 2
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Registar os tempos de trabalho
Hora de início e de fim e os intervalos, para se apurar as horas de cada dia e de cada semana, incluindo de quem está isento de horário. Em local acessível, para consulta imediata, e guardado durante 5 anos. Papel ou aplicação, desde que cumpra estes pontos.
Lei: Código do Trabalho, art. 202.º
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Afixar a informação sobre igualdade e sobre parentalidade
Duas afixações: os direitos e deveres do trabalhador em matéria de igualdade e não discriminação, e a legislação sobre parentalidade (esta pode ir, em alternativa, num regulamento interno). A ACT publica a lista das afixações obrigatórias com notas informativas prontas.
Lei: Código do Trabalho, arts. 24.º, n.º 4 e 5, e 127.º, n.º 4 e 7
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Afixar os direitos em caso de acidente de trabalho
As disposições legais sobre os direitos e as obrigações do sinistrado e dos responsáveis, em lugar bem visível em cada estabelecimento. Das afixações desta lista, é a única com coima de contraordenação grave.
Lei: Lei 98/2009, arts. 177.º, n.º 1, e 171.º, n.º 3
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Abrir o registo dos trabalhadores
Em cada estabelecimento: nome, datas de nascimento e de admissão, modalidade de contrato, categoria, promoções, retribuições, datas de início e de fim das férias, e faltas que impliquem perda de retribuição ou de dias de férias.
Lei: Código do Trabalho, art. 127.º, n.º 1, j), e n.º 7
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Definir primeiros socorros, evacuação e combate a incêndios
Seja qual for a modalidade de SST, a empresa tem de ter quem assegure os primeiros socorros, a evacuação e o combate a incêndios. Na prática: quem faz o quê, onde está o material, por onde se sai. O serviço de SST ajuda a pôr isto por escrito.
Lei: Lei 102/2009, art. 75.º; Código do Trabalho, art. 556.º, n.º 1
Todos os Meses
5 passos-
Declarar as remunerações à Segurança Social
2026 é um ano de transição. No modelo antigo, a Declaração de Remunerações entrega-se entre os dias 1 e 10 do mês seguinte. No modelo novo, a Simplificação do Ciclo Contributivo, a Segurança Social calcula os valores e a empresa confirma ou corrige até ao dia 20; o silêncio vale como aceitação. A adesão pode ser pedida durante 2026 e passa a obrigatória para todos a 1 de janeiro de 2027. A coima indicada é para a falta de declaração; um atraso ou erro corrigido nos 60 dias seguintes é leve.
Lei: Código Contributivo, art. 40.º; Decreto-Lei 127/2025, art. 5.º; página da Segurança Social sobre a SCC
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Pagar as contribuições: 23,75% da empresa e 11% do trabalhador
A empresa desconta os 11% no salário e entrega-os juntamente com os seus 23,75%: responde pelas duas partes. No modelo novo, paga-se entre os dias 1 e 25 do mês seguinte, com os valores apurados pela Segurança Social. Pago nos 30 dias seguintes ao prazo, a infração é leve.
Lei: Código Contributivo, arts. 42.º, 43.º e 53.º
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Reter o IRS no salário e entregá-lo ao Estado
No pagamento do salário, a empresa retém o IRS pelas tabelas em vigor e indica no recibo a taxa efetiva de retenção. O valor retido entrega-se até ao dia 20 do mês seguinte. A coima é proporcional ao imposto que ficou por entregar: entre 15% e metade por negligência, entre uma e duas vezes o valor com dolo.
Lei: Código do IRS, arts. 98.º, n.º 3, e 99.º; RGIT, art. 114.º
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Entregar a Declaração Mensal de Remunerações às Finanças
Declara à Autoridade Tributária os salários pagos no mês, as retenções de IRS e os descontos para a Segurança Social, mesmo que não tenha havido imposto retido.
Lei: Código do IRS, art. 119.º, n.º 1, c), i); RGIT, arts. 116.º e 117.º (coima de 150€ a 3.750€) e 26.º, n.º 4 (o dobro para sociedades)
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Identificar a seguradora no recibo de vencimento
Cada recibo de retribuição identifica a seguradora para a qual o risco de acidentes de trabalho está transferido à data da emissão. Basta configurar uma vez no programa de processamento salarial.
Lei: Lei 98/2009, arts. 177.º, n.º 2, e 171.º, n.º 3
Todos os Anos
4 passos-
Dar 40 horas de formação contínua
Cada trabalhador tem direito a 40 horas por ano; num contrato a termo de 3 meses ou mais, a um número proporcional à duração. Pode ser dada pela empresa, por entidade formadora certificada ou por estabelecimento de ensino, com certificado. As horas não dadas em 2 anos passam a crédito de horas do trabalhador e, se o contrato acabar, são pagas.
Lei: Código do Trabalho, arts. 131.º, 132.º e 134.º
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Fazer o mapa de férias e mantê-lo afixado
Com o início e o fim das férias de cada trabalhador. Na falta de acordo, é o empregador que marca as férias; numa microempresa, sem a limitação de 1 de maio a 31 de outubro que se aplica às empresas maiores.
Lei: Código do Trabalho, art. 241.º, n.º 9 e 10
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Entregar o Relatório Único
A informação anual sobre a atividade social do ano anterior: remunerações, horas, contratos a termo, formação e segurança e saúde. Entrega-se por via eletrónica. Antes, a parte individual é dada a conhecer ao trabalhador, que tem 15 dias para pedir correções. Guarde-o durante 5 anos.
Lei: Lei 105/2009, art. 32.º; prazo da Portaria 55/2010, segundo a ACT
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Marcar os exames de saúde periódicos
De 2 em 2 anos; todos os anos para menores e para quem tem mais de 50 anos. Há também exame ocasional no regresso depois de mais de 30 dias de ausência por doença ou acidente.
Lei: Lei 102/2009, art. 108.º, n.º 3, b) e c)
O Que Ainda Não Precisa de Fazer
- Fundo de Compensação do Trabalho: a adesão e as entregas foram extintas a partir de 2024 (Decreto-Lei 115/2023, art. 4.º, a)).
- Fundo de Garantia de Compensação do Trabalho: a adesão está suspensa enquanto vigorar o Acordo de Médio Prazo de Melhoria dos Rendimentos, dos Salários e da Competitividade (mesmo artigo, alínea b)). Confirme com o contabilista se voltou a ser devida.
- Código de conduta contra o assédio: só é obrigatório a partir de 7 trabalhadores. O assédio, esse, é proibido desde o primeiro e é muito grave (Código do Trabalho, arts. 29.º e 127.º).
- Serviço interno de SST: só a partir de 400 trabalhadores, ou 30 expostos a atividades de risco elevado (Lei 102/2009, art. 78.º).
- Regulamento interno: é facultativo (Código do Trabalho, art. 99.º).
Se a ACT Encontrar uma Falha
Numa infração por negligência, pode pagar a coima voluntariamente nos 15 dias seguintes à notificação e fica pelo valor mínimo, sem custas. Se a falta for um documento ou uma comunicação, isto só vale se a regularizar no mesmo prazo (Lei 107/2009, art. 19.º).
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Obrigações do Empregador ao Contratar o Primeiro Trabalhador
Contratar o primeiro trabalhador muda a empresa de categoria: passa a ser entidade empregadora, com obrigações perante a Segurança Social, a Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT), a Autoridade Tributária e a seguradora. A maior parte cumpre-se uma vez e fica feita; o que falha, quase sempre, é a ordem. O seguro e a comunicação à Segurança Social têm de estar tratados antes do primeiro dia de trabalho, e são precisamente as duas falhas mais caras da lista.
Esta checklist segue o calendário real: o que fazer antes do primeiro dia, na primeira semana, todos os meses e todos os anos. Cada obrigação traz o prazo, a gravidade que a lei lhe dá e a coima para uma microempresa, e a indicação de quem costuma tratar dela. As fiscais e contributivas ficam normalmente com o contabilista; as laborais do dia a dia, como o horário, o registo de tempos e as afixações, ficam com a empresa.
Quanto Custa uma Coima numa Microempresa
No Código do Trabalho, a coima depende da gravidade, do volume de negócios do ano anterior e de a falha ser por negligência ou com dolo. No primeiro ano de atividade aplica-se sempre o escalão mais baixo, o das empresas abaixo de 500.000€. Os valores estão em unidades de conta (UC), que em 2026 valem 102€ cada.
| Gravidade | Negligência | Dolo |
|---|---|---|
| Leve | 204€ a 510€ | 612€ a 918€ |
| Grave | 612€ a 1.224€ | 1.326€ a 2.652€ |
| Muito grave | 2.040€ a 4.080€ | 4.590€ a 9.690€ |
| Muito grave em segurança e saúde | 2.040€ a 8.160€ | 4.590€ a 19.380€ |
Quando a mesma falha afeta vários trabalhadores, conta uma contraordenação por trabalhador, com um teto no dobro da coima máxima aplicável (Código do Trabalho, art. 558.º). Com um só trabalhador, esta multiplicação não pesa; a partir do segundo, pode pesar.
As Coimas da Segurança Social Têm Outra Tabela
As falhas perante a Segurança Social, como a comunicação da admissão ou a declaração de remunerações, seguem o Código Contributivo, com valores em euros. Para sociedades com menos de 50 trabalhadores, os limites sobem 50%.
| Gravidade | Sociedade | Pessoa singular |
|---|---|---|
| Leve | 75€ a 375€ | 50€ a 250€ |
| Grave | 450€ a 1.800€ | 300€ a 1.200€ |
| Muito grave | 1.875€ a 9.375€ | 1.250€ a 6.250€ |
Valores por negligência; com dolo, os limites duplicam. A tabela das Finanças segue a mesma lógica: a coima por falta da declaração mensal vai de 150€ a 3.750€ e duplica para as sociedades.
Sociedade ou Empresário em Nome Individual: o Que Muda
As obrigações laborais são exatamente as mesmas. Mudam duas coisas. A inscrição como entidade empregadora: a sociedade já está inscrita desde a constituição ou o início de atividade, e o empresário em nome individual fica inscrito na data em que admite o primeiro trabalhador. E as coimas da Segurança Social e das Finanças, que para sociedades são mais altas. Escolha a forma da sua empresa no topo e a checklist mostra os valores certos.
Contrato Sem Termo, a Termo ou a Tempo Parcial
Dos três, só o sem termo a tempo completo pode ficar sem papel assinado, e mesmo esse obriga a empresa a pôr a informação essencial por escrito na primeira semana. O contrato a termo exige forma escrita e um motivo concreto; uma empresa nova pode usar o do início de funcionamento, durante os dois primeiros anos. O contrato a tempo parcial também tem de ser escrito, com o horário comparado com o tempo completo, sob pena de valer como contrato a tempo completo.
Se a empresa ainda está a nascer, há duas verificações que convém fazer antes de gastar dinheiro em letreiros e cartões: verificar o nome da empresa no registo de firmas e verificar se a marca já está registada.
Perguntas Frequentes
Qual é o prazo para comunicar a admissão na Segurança Social?
A comunicação tem de estar feita até ao início da execução do contrato, isto é, antes do primeiro dia de trabalho. Apenas nos contratos de muito curta duração e no trabalho por turnos, por razões excecionais e fundamentadas, se admitem as 24 horas seguintes. Depois disso a infração é muito grave; regularizada nas 24 horas após o prazo, é leve.
Como comunicar um novo trabalhador à Segurança Social?
Entra-se na Segurança Social Direta com as credenciais da empresa e usa-se a opção de comunicar o contrato e o vínculo do trabalhador. Indica-se o NISS dele, a modalidade de contrato, a remuneração permanente e os restantes elementos de enquadramento. Guarde o comprovativo: é a prova da data em que cumpriu.
Quanto paga a entidade patronal à Segurança Social?
A taxa a cargo da empresa é de 23,75% da remuneração ilíquida, e a empresa entrega também os 11% que desconta ao trabalhador. Num salário de 920€, o salário mínimo de 2026, são 218,50€ da empresa e 101,20€ do trabalhador, ou seja, 319,70€ entregues por mês.
O que é necessário para fazer um contrato de trabalho?
O contrato sem termo a tempo completo não precisa de forma escrita, mas a empresa tem de entregar por escrito, até ao sétimo dia, a sua identificação, o local, as funções, as datas, a retribuição, o horário e o período experimental. Os contratos a termo e a tempo parcial têm de ser escritos desde o início.
Sou trabalhador independente, posso contratar pessoas?
Sim. Uma pessoa singular com atividade, trabalhador independente ou empresário em nome individual, pode ter trabalhadores e passa a entidade empregadora na data em que admite o primeiro, com inscrição feita oficiosamente pela Segurança Social. As obrigações laborais são as mesmas de uma sociedade; algumas coimas da Segurança Social e das Finanças são mais baixas.
Fontes Verificadas a 18/09/2026
- Código do Trabalho, versão consolidada (última alteração: Lei 32/2025), arts. 24.º, 29.º, 99.º, 106.º a 111.º, 127.º, 131.º a 134.º, 140.º a 148.º, 153.º, 202.º, 215.º a 217.º, 241.º, 273.º e 554.º a 558.º: Diário da República
- Código dos Regimes Contributivos, versão consolidada com o Decreto-Lei 127/2025, arts. 29.º, 34.º a 36.º, 40.º a 43.º, 53.º e 233.º: Diário da República; transição para o modelo novo: Decreto-Lei 127/2025 e Segurança Social
- Lei 98/2009, acidentes de trabalho, arts. 79.º, 167.º, 171.º e 177.º: Diário da República
- Lei 102/2009, segurança e saúde no trabalho, arts. 73.º a 83.º e 108.º a 110.º: versão consolidada na PGD Lisboa; simulador de modalidades da ACT
- Lei 105/2009, art. 32.º (Relatório Único): Diário da República; prazo e afixações: listas da ACT de comunicações obrigatórias e de afixações obrigatórias
- Lei 70/2013 com o Decreto-Lei 115/2023 (FCT e FGCT): Diário da República
- Código do IRS, arts. 98.º, 99.º e 119.º (Portal das Finanças); RGIT, arts. 26.º, 114.º, 116.º e 117.º, e Lei 107/2009, art. 19.º: versões consolidadas na PGD Lisboa
- Salário mínimo de 2026 (Decreto-Lei 139/2025): DGERT; unidade de conta de 102€ em 2026: tabela I-A no sistema de DUC dos tribunais (1 UC = 102€ para processos de 2026)